Polityka prywatności dla klientów sklepu internetowego Floramedia Polska Sp. z o.o., działającego pod adresem: www.floramedia.pl oraz www.floramedia.com.pl
I. Dane Administratora Danych Osobowych
1. Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Floramedia Polska Sp. z o.o., z siedzibą we wsi Pamiętna 15d, 96 – 100 Skierniewice, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000060883, zwana dalej „Spółką” .
2. Kontakt ze Spółką w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: floramedia@floramedia.pl oraz adresem pocztowym: Floramedia Polska Sp. z o. o., Pamiętna 15d, 96 – 100 Skierniewice.
3. Administrowaniem i ochroną danych zbieranych przez stronę www.floramedia.pl i www.floramedia.com.pl zgodnie z umową o "Powierzeniu przetwarzania danych osobowych" zajmuje się firma: Reflection Studio, Paweł Bogatko, mająca działalność gospodarczą we wsi Pamiętna 15d, 96-100 Skierniewice, NIP: 836-116-55-77.
II. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
1. Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, Spółka przetwarza Pana/Pani dane osobowe w celach związanych z realizacją zamówienia, szczegółowo wskazanych poniżej.
2. W celu dokonania wyceny, wykonania usługi, rozpatrzenia reklamacji oraz kontaktu telefonicznego przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
adres e – mail,
numer telefonu,
imię i nazwisko,
dane adresowe.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.
3. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
imię i nazwisko,
firma,
adres zamieszkania lub adres siedziby,
numer NIP.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. C RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązywania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.
4. W celu przesyłania powiadomień e-mail o komunikatach w panelu klienta przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
adres e-mail.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie klienta o czynnościach związanych z realizacją usługi w celu podwyższenia komfortu korzystania z serwisu).
5. W celu przesyłania powiadomień sms o komunikatach w panelu klienta przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
numer zlecenia,
numer telefonu.
Przesyłane wiadomości sms nie zawierają żadnych treści marketingowych. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody;
6. W celu badania satysfakcji z oferowanych usług przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
numer zlecenia.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie opinii klientów na temat świadczonych usług, aby dostosować je do potrzeb i oczekiwań zainteresowanych);
7. W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
ponieważ po pierwsze, przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności, po drugie, jeżeli zgłosi Pan/Pani np. sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu bezpośredniego, ponieważ sobie tego nie życzy.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest po pierwsze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; po drugie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO);
8. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
• imię i nazwisko lub ewentualnie firmę,
• adres zamieszkania,
• numer PESEL lub numer NIP,
• adres e-mail,
• IP.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich);
9. W celu archiwalnym i dowodowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer zlecenia
— na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda);
10. W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Spółki, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
• data i godzina odwiedzin strony,
• rodzaj systemu operacyjnego,
• przybliżona lokalizacja,
• rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
• czas spędzony na stronie,
• odwiedzone podstrony,
• podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej);
11. W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);
12. W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
• adres IP,
• data i czas serwera,
• informacje o przeglądarce internetowej,
• informacje o systemie operacyjnym
— dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Spółki. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest administrowanie stroną internetową);
IV. Cookies
1.Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies.
2.Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Home.pl. ul. Zbożowa 4, 70-653 Szczecin, NIP: 852-21-03-252, Regon: 811158242.
4.Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
a) dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb;
b) tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
c) utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
5.W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6.W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
a) „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu;
b) pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;
c) „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu;
d) „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
e) „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.
7. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
8.Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
9.Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
10.Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest pod adresem http://wszystkoociasteczkach.pl lub w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.
V. Prawo wycofania zgody
1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili może Pan/Pani tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
2. Jeżeli chciałby/chciałaby Pan/Pani cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy wysłać maila bezpośrednio Spółce na adres floramedia@floramedia.pl
3. Jeżeli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Pana/Pani dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
VI. Wymóg podania danych osobowych
1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże, aby dokonać zakupu, konieczne jest podanie imienia i nazwiska, danych adresowych oraz adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie zawrzeć oraz wykonać umowy.
3. Aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.
4. Aby móc się skontaktować z Panem/Panią telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.
VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza kontaktowego, nie podlega ocenie przez system informatyczny.
VIII. Odbiorcy danych osobowych
1. Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy Pana/Pani dane osobowe współpracującym z nami firmom kurierskim, firmie księgowej, firmie hostingowej, przedstawicielom handlowym.
2. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Pana/Pani dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie.
IX. Okres przetwarzania danych osobowych
1.Informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
a) trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
b) 3 lat lub 10 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
c) 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
d) do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
e) do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
f) do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
4. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
5. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.
XI. Uprawnienia podmiotów danych
1. Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
dostępu do swoich danych osobowych;
sprostowania danych osobowych;
usunięcia danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
przenoszenia danych osobowych.
2. Szanujemy Pana/Pani prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
3. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych w związku z Pana/Pani szczególną sytuacją. Musi Pan/Pani jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub
istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Ponadto w każdej chwili może Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
5. Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez:
wysłanie maila bezpośrednio Spółce na adres e – mail: flora media@floramedia.pl
XII. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
XIII. Postanowienia końcowe
1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostanie Pan/Pani powiadomiony/powiadomiona drogą e-mailową.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.